Privacyverklaring

In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens BeBetter Coaching verwerkt, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

BeBetter Coaching is een handelsnaam van Jip van Lent (eenmanszaak), Kaweiseloop 8, 5384 WD Heesch, KvK-nummer 89449088. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals in deze verklaring beschreven.

Vragen of verzoeken over je gegevens: info@bebetter-coaching.nl of 06 26 77 36 05 (bellen of WhatsApp).

2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond?

Als je onze website bezoekt

Onze website gebruikt geen cookies voor statistieken, advertenties of het volgen van bezoekers, en laadt geen diensten van andere partijen. Onze hostingpartij houdt, zoals elke webserver, technische logbestanden bij (zoals IP-adres en bezochte pagina) om de website veilig en werkend te houden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website.

Als je een kennismaking aanvraagt via het formulier

We verwerken de dienst en looptijd die je kiest, je naam, e-mailadres, telefoonnummer, je bericht en de pagina waarvandaan je het formulier verstuurde. Die gebruiken we om contact met je op te nemen en de kennismaking te plannen. Grondslag: stappen die jij vraagt vóór het sluiten van een overeenkomst. Om misbruik van het formulier te voorkomen, bewaren we maximaal een uur een onomkeerbaar versleutelde waarde van je IP-adres, niet het IP-adres zelf.

Als je klant bent

• Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Voor het uitvoeren van de overeenkomst en contact met jou.
• Intakegegevens: je sportachtergrond, doelen, beschikbare tijd en je gezondheid, zoals blessures, klachten en medische beperkingen. Deze vraag je via een online intakeformulier en in het intakegesprek. Gegevens over je gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens: die verwerken we alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, en alleen om je training veilig en passend te maken. Je kunt die toestemming altijd intrekken; dan kunnen we je training daar niet meer op afstemmen.
• Trainingsgegevens: je schema, je uitgevoerde trainingen (zoals afstand, tempo en hartslag uit je sporthorloge, als je dat koppelt), je evaluaties en onze feedback. Voor de begeleiding. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Uitslagen van een lactaatmeting en het rapport. Voor je hartslagzones en training. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Betaalgegevens: je IBAN, de SEPA-machtiging, facturen en betalingen. Voor het innen van betalingen en onze boekhouding. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke bewaarplicht.

Als je lid bent van de Running Club

Je naam en telefoonnummer, als deelnemer aan de WhatsApp-groep van de Running Club. Daarin delen we de locaties en meld je je aan voor trainingen. Andere leden van de groep kunnen je naam en telefoonnummer zien. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

3. Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben voor onze dienstverlening. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding.

• STRATO (Duitsland): hosting van de website en onze e-mail.
• FinalSurge (Verenigde Staten): de trainingsapp waarin je schema, trainingen en feedback staan.
• Render en GitHub (Verenigde Staten): hosting en opslag van onze eigen coachingapplicatie, waarin intake- en trainingsgegevens worden verwerkt.
• Rompslomp (Nederland): facturatie en boekhouding.
• Anthropic (Verenigde Staten): een AI-dienst die ons ondersteunt bij de bedrijfsvoering. Daarbij kunnen trainingsgegevens en berichten die je ons stuurt worden verwerkt. Je coach beoordeelt alles zelf; er worden geen automatische besluiten over je genomen.
• WhatsApp (Meta): berichten met jou en de WhatsApp-groep van de Running Club.
• Onze bank: het uitvoeren van automatische incasso’s.
• Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, als de wet ons daartoe verplicht.

Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Kennismakingsaanvragen van mensen die geen klant worden: 12 maanden na ontvangst. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Contact-, intake- en trainingsgegevens van klanten: tot 2 jaar na het laatste contact.
• Gegevens over je gezondheid: tot 1 jaar na het einde van de begeleiding.
• Facturen, betalingen en andere administratie: 7 jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht.

5. Beveiliging

We beveiligen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Onze website en formulieren werken via een versleutelde verbinding (https). Alleen de coaches van BeBetter hebben toegang tot klantgegevens, en alleen voor zover dat nodig is voor hun werk.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen de verwerking en om je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar info@bebetter-coaching.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je te identificeren.

7. Klachten

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Belangrijke wijzigingen laten we klanten weten.